Šef kabineta koji ne postoji

U prvom tekstu sam napisao da je sreća današnjeg vremena što postoje AI modeli koji će ti pomoći da izgradiš zahtjeve i organizaciju firme. Napisao sam to lako, kao što se lako napiše svaki savjet. Onda mi je palo na pamet: zašto da sebi ne „zaposlim" svog prvog AI radnika? Riješio sam da sebi zaposlim šefa kabineta kojeg nikad nisam imao.

Ovaj tekst nije o Beezu, nego o nečemu što Beez ne može: ne može da prati moj rad na Claudeu, ne može da zna moje dogovore iz mejla, zadatke koje sam dao ili dobio. Ovaj tekst je o tome kako sam ja, kao glavni „bič" u firmi, riješio da ništa ne zaboravljam, a da i dalje ostanem fin kad nekoga podsjećam da nije završio ono što smo se dogovorili.

MOJ AI ŠEF KABINETA JE UVIJEK PRIJATNIJI SAGOVORNIK OD MENE.

Ko vodi onoga ko sve vodi

Zahvaljujući Claudeu vodim preko pedeset projekata kojima digitalni savjetnik razvija firmu i procese u njoj. Ne pedeset zadataka, pedeset projekata: razvoj maloprodaje, novi proizvodi, planiranje radnika u slastičarni, sudski predmeti, savjetodavni poslovi za Vladu, digitalizacija knjigovodstva, obuka 118 radnih mjesta za rad sa AI alatima... I svaki od njih, u svakom trenutku, ima nekoga ko čeka moju odluku, ili ja nečije ispunjenje zadatka. Malo more dokumenata, donesenih ili nedonesenih odluka, objašnjenja, zahtjeva, provjera podataka, analiza...

Direktor firme sa 450 ljudi, i da ima sekretaricu koja mu kaže šta je juče dogovorio, ne može imati sekretaricu koja mu preko ramena prati šta radi i da još ništa ne zaboravi. Jednostavno nemoguće.

Kako sam počeo, i kako sam završio

Kad sam počeo raditi sa AI alatima, radio sam kao i svi: otvoriš razgovor, riješiš problem, zatvoriš razgovor. Sutra otvoriš novi i objašnjavaš sve iz početka. Za dva mjeseca sam imao ko zna koliko razgovora i nijedan nije znao za onaj drugi. Odluke su ostajale u razgovorima. Zadaci su ostajali u razgovorima. Pravilo dogovoreno u jednom projektu nije važilo u drugom, jer ga drugi projekat nije vidio.

Prva greška je bila ista kao i sa svakim softverom: mislio sam da je alat pametan pa će se sam snaći. Rekao sam mu da snima zadatke na disk. Poslije osamnaest dana imao sam 44 fajla sa zadacima u jednom folderu, svaki sa datumom u nazivu, i niko, ni ja ni on, nije znao koji važi.

Drugu grešku pamtim po datumu. Devetog septembra. Alat je mogao da čita moje tabele, ali nije mogao da dopiše red u postojeću. Mogao je samo da napravi novi fajl. Pa sam ja bio kurir: on mi napiše red, ja ga kopiram u tabelu. Pola radnog dana.

DIREKTOR FIRME SA 450 LJUDI LIJEPI REDOVE U TABELU JER MAŠINA NE MOŽE.

Tada sam shvatio: nije problem šta alat zna. Problem je što ne pamti, što nije organizovan i što ne čita između redova. Shvatio sam da i njemu i meni treba sekretarica, oštra i bez pardona.

Tri pravila

Prvo pravilo: JEDAN IZVOR ISTINE, I TO NIJE RAZGOVOR. Sve što je trajno ide na jedno mjesto na disku: registar projekata, dnevnik odluka, pravila rada, tabela zadataka. Ako nije tamo, nije dogovoreno. Razgovor je radionica. Arhiva je nešto drugo.

Drugo pravilo: MAŠINA NE SMIJE NIŠTA DA MIJENJA SAMA. Napravili smo poštanski sandučić. Claude u toku razgovora analizira šta smo pričali, predlaže zadatke i zaključke, gradi dokumente, pita jesmo li se to dogovorili i tek kad potvrdim, šalje odluke u poštansko sanduče koje sve rasporedi tamo gdje mu je mjesto. Ono što još nismo riješili je snimanje fajlova: alati mu još nisu dovoljno dobri da sam snimi veće fajlove, pa sam tu ja njemu pomalo sekretarica. Zašto pomalo? Zato što mi uvijek da link foldera, kaže „snimi", a poslije provjeri jesam li dobro snimio.

Treće pravilo, i ono najvažnije: NIŠTA SAMOSTALNO. Kad sam čitao šta drugi rade, svi hvale agente koji rade dok ti spavaš. Ja to ne želim. Ja želim šefa kabineta koji svakog ponedjeljka u deset sati napiše dvije strane: šta je prošle sedmice dogovoreno, gdje je koji projekat, šta čeka moju odluku i koji od mojih sistema nije radio. On ne odlučuje. On mi ne da da zaboravim. Šefa kabineta koji mi svako jutro spremi sažetak dana, šta očekujem, koje su mi obaveze, i naravno napiše u moj Gmail prijedlog mejla za one koji kasne sa svojim obavezama. On predlaže, ja šaljem.

Šta danas imam

Pedeset i jedan projekat sa statusom, nosiocem i sljedećim korakom. Sto petnaest otvorenih zadataka, svaki sa nosiocem i obrazloženjem; zatvoreni se sami sklanjaju u arhivu. Preko sto pravila rada, svako sa datumom i razgovorom iz kog je nastalo. Dnevnik odluka od avgusta. Svakog ponedjeljka brief od dvije strane uz kafu.

I dnevnik grešaka. Da, grešaka koje je mašina napravila, sa brojem koliko puta se ponovila. Kad se ponovi dvaput, mijenjamo pravilo.

TRIDESET GODINA UVODIM STANDARDE U PEKARI I PRVI PUT IMAM ALAT KOJI SAM VODI SVOJU LISTU NEUSAGLAŠENOSTI.

Naravno, imam i kontrolne HTML programčiće kojima pregledam sve zadatke, provjerim statuse i obavještenja, jedan mali elektronski rokovnik, jer AI nije čudotvorac i nekad napravi grešku. Najčešća mu je greška da daje previše zadataka, što znači da je stroži od mene.

Da ne bude da je išlo glatko

Sistem je dva puta napisao pravilo koje protivrječi drugom pravilu u istom dokumentu. Jednom me poslao da tražim zadatak koji je sam zatvorio pet minuta ranije. Skripta koja upisuje u tabele je za dvije sedmice imala tri verzije. Uputstvo po kojem alat radi je za mjesec dana prešlo od verzije 0.5 do 0.9, i to nije zadnja.

Radnici buše sistem, mi krpimo rupe. Ovdje je radnik mašina, a rupe krpimo zajedno. Ista bitka, drugi rov.

Kad sam ovo počeo graditi, nisam znao ni gdje sam pošao. Samo sam znao da, ako hoću da iskoristim AI efikasno, moram nešto sam organizovati, ne mogu čekati da mi neko proda rješenje. Da ne bude zabune: rad je mukotrpan, traži opreznost, ali daje rezultate. Što šef kabineta više zapisuje, manje ja moram pisati.

Savjet za onoga ko hoće isto

Ne kupujte ništa. Ovo su tabele koje već imate, ukoliko imate Google Drive ili neki sličan alat, jedan folder, par skripti i uputstvo od desetak strana. Ono što košta je disciplina: da svaka odluka ide u dnevnik, da svaki zadatak ima nosioca i da ponedjeljkom prvo otvorite brief, pa tek onda mejl.

NE TRAŽITE OD MAŠINE DA RADI UMJESTO VAS. TRAŽITE DA VAM NE DA DA ZABORAVITE. Ko traži prvo, dobiće drugo, samo neće znati kad.

I ne dozvolite da vam ona vodi firmu. Vi ste i dalje general u prvom rovu. Samo sad imate nekoga ko vam ujutro kaže gdje su rovovi.

Poklon za mučenika

Svu dokumentaciju, uputstvo za postavljanje, skripte i šablone tabela, dajem drugarski svakome ko mi se javi. Jedino ne držim instrukcije: napatite se i vi kao ja, nešto ćete i naučiti.