Jedan artikal, dvije krštenice

Najskuplju grešku u digitalizaciji napravi referent za pet minuta. Plaćate je deset godina.

Ta greška se zove šifra. Otvorena na brzinu, bez pravila, bez provjere. Niko je ne primijeti na dan kad nastane. Primijeti je tek analitika, godinama kasnije. Ili kupac.

Krštenje za pet minuta

Svaki artikal, svaka sirovina i svaki kupac u softveru se krste. Dobiju šifru. Ime koje nose do kraja.

A kako se krste? Na brzinu. Referent ne nađe postojeću šifru, pa otvori novu. Lakše je. Drugi kolega isti proizvod nazove malo drugačije. Treći otvori istog kupca po treći put, jer nije pogledao da već postoji.

Niko nije loš radnik. Ali niko nije rekao kako se krsti.

Najveće krštenje desi se na početku implementacije novog softvera. Tada treba prekucati i očistiti hiljade šifara. Svima je teško. I onda padne rečenica koju sam čuo više puta nego što bih želio:

„Ajde, prekopiraj ti meni to u novi softver i idemo dalje."

To je trenutak kad sve stare krštenice pređu u novu matičnu knjigu. Sa svim greškama. Samo sada izgledaju zvanično.

PREKOPIRANI HAOS U NOVOM SOFTVERU IZGLEDA KAO RED. I TO JE NAJGORE.

Isti hljeb, tri imena

Šta se desi kad isti artikal ima dvije krštenice?

Zaliha se podijeli na dvije šifre, pa nijedna nije tačna. Normativ se veže za jednu, prodaja ide na drugu. Kalkulacija računa nešto što ne postoji. A analitika sabira kruške i jabuke i kaže da je sve u redu.

DVIJE ŠIFRE ZA ISTI ARTIKAL SU DVIJE ISTINE. A FIRMA NE MOŽE IMATI DVIJE ISTINE.

Još je gore sa kategorijom. Šifra je samo ime. Ona se ne mijenja. Ali kategorija kaže ko je taj artikal: poluproizvod ili proizvod, slano ili slatko, čokoladni program ili ne.

Analitika ne pita za ime. Pita za porodicu. Koliko zarađujemo na čokoladnom programu? Gdje je najveći otpis? Koji kupci rastu? Svako od tih pitanja je pitanje o kategoriji.

Zato mi u softveru imamo neograničen broj kategorizacija. Svaka je jedno pitanje koje sutra možemo postaviti. Kategorija koju danas ne otvorite je pitanje koje nikad nećete moći postaviti.

A pogrešna kategorija je gora od prazne. Prazno polje vidite. Pogrešno ne vidite. Izvještaj je uredan, zbirovi se slažu. Samo je netačan.

Ko čisti poslije

Mi imamo par hiljada šifara. Kad smo shvatili koliko ih je krivo krštenih, nije bilo izbora. Čišćenje se ne može zaobići.

Trajalo je bar pola godine. U dva talasa.

Zašto dva? Zato što ljudi griješe. I dok čiste greške, prave nove. Na toliko podataka greška je sigurna. Zato smo poslije prvog talasa sve prošli još jednom, da provjerimo prvi.

Da bismo uopšte mogli čistiti, morali smo napraviti analitiku nad samim šifarnikom. Alat koji pokaže duplikate, prazna polja i sumnjive kategorije. Za pouzdanu analitiku prvo smo morali napraviti analitiku za šifre.

Čišćenje traje pola godine. Kopiranje traje pola sata. Razliku plaćate godinama.

Pravila krštenja

Iz svih tih muka nastala su pravila. Danas su ugrađena u softver, pa ih niko ne može preskočiti.

Dijete se ne krsti bez kuma, sveštenika i matičara. Kod nas se ni šifra ne krsti bez komercijale, knjigovodstva i tehnologa. Svako upisuje svoj dio i svako odgovara za svoj dio. Referent ne zna recepturu. Tehnolog ne zna konto. Knjigovođa ne zna kupca. Ono što čovjek ne zna, pogodi. A pogođen podatak izgleda isto kao tačan.

PRVO: JEDAN ARTIKAL, JEDNA ŠIFRA. PRIJE OTVARANJA SE TRAŽI POSTOJEĆA.

DRUGO: KATEGORIJE PRIJE ŠIFARA. PRVO ODLUČITE KOJA PITANJA ĆETE POSTAVLJATI ANALITICI.

TREĆE: SVAKO POLJE IMA VLASNIKA. I ZNA SE KO GA JE UNIO.

ČETVRTO: DOK NIJE POPUNJENO I POSLJEDNJE POLJE, ŠIFRA NIJE AKTIVNA.

Da ne bude da je išlo glatko

Kod nas je za šifru vezana i deklaracija. I jezik na kojem se štampa.

Jednom je jedna kategorija bila krivo otvorena. Samo jedno polje. Rezultat: za Sloveniju smo poslali deklaracije na njemačkom.

JEDNO POGREŠNO POLJE U ŠIFARNIKU I SLOVENIJA DOBIJE DEKLARACIJU NA NJEMAČKOM.

Tada sam shvatio da šifarnik nije posao knjigovodstva. Šifarnik je temelj cijele firme. Od analize do etikete na kutiji.

Implementator vam ovo neće reći

Implementatoru „prekopiraj" odgovara. Sistem brže krene. Projekat se brže zatvori. Faktura brže ode. Posljedice stignu kad on ode.

Mislim da smo rijetki, ako ne i jedini, koji su razvili poseban modul za otvaranje šifara. Mnoge IT kuće nisu prepoznale koliko je to važno. Puste korisnika da sam krsti kako zna. A vi onda godinama imate nepouzdane podatke.

Prije nego kupite ijedan softver

Očistite šifarnik. Postavite pravila krštenja. Odredite ko šta upisuje. Tek onda selidba u novi sistem.

Ako sada nemate vremena, nećete ga imati nikad. Kasnije se čisti uz softver koji već radi i uz izvještaje na osnovu kojih ste već donosili odluke.

SOFTVER NE ČISTI PODATKE. SOFTVER IH SAMO BRŽE RASNOSI.

Moraš naprijed. Ali sa čistim krštenicama.